Agence incentive : organiser facilement ses événements professionnels

Vous aurez besoins sans doute de quelques conseils pour réussir l’organisation d’un événement professionnel, que ce soit en interne ou auprès de ses clients. Bien que la tâche peut vous sembler facile à réaliser, il faut savoir que la réussite des conférences, forums, colloques, conventions, séminaires est conditionnée par le respect de certaines règles.  

Les bonnes pratiques à vous proposer

Les spécialistes des rencontres professionnelles, nous ont enfin confié les bonnes pratiques pour réussir l’organisation d’une manifestation interne ou externe.

  • Recourir à une agence incentive
  • Bien définir en amont les messages que l’on veut transmettre et s’interroger sur leur pertinence pour le public.
  • Soigner la date, le lieu et le créneau horaire de la réunion.
  • Un accueil efficace, un sourire et un badge personnalisé contribueront à créer un climat positif dans l’esprit du participant. Impliquer l’auditoire
  • faciliter la prise en charge des invités avec un code couleur discret, un pictogramme ou un drapeau.
  • Prévoir une communication adaptée pour les participants étrangers
  • Après l’événement : capitaliser dans la durée
  • gérer différents types d’invités (participants étrangers, population VIP…), vous pouvez
  • Vous pouvez également imprimer le déroulement de la journée (ou le plan d’accès) sur un badge programme.
  • Enfin, pour que les invités s’orientent facilement sur le lieu de la réunion, pensez à avoir une signalétique claire : roll-up pour baliser la présence du stand d’accueil et affiches aux points stratégiques.
  • Pensez aussi au mur d’image (photowall) pour avoir un fond approprié en cas de photos destinées à agrémenter un communiqué de presse .
  • Pour capter (et conserver) l’attention de vos invités, pensez à les faire participer en optant pour les solutions d’interactivité Ubiqus (participation via smartphone ou tablette, vote avec boîtiers) parce qu’ils permettent de favoriser les échanges et d’impliquer les participants en toute simplicité.
  • Concrétiser le succès en envoyant un petit mot de remerciement à ceux qui étaient présents.
  • Envoyer un compte rendu le plutôt possible qui reprendra les idées clés de votre événement pour ancrer ainsi votre événement dans la durée.

Le choix du lieu de l’événement

Outre les démarches précisées ci-dessus, le manager doit penser à  la sélection et la réservation d’une salle. Elle doit être effectuée le plus en amont possible. Les spécialistes insistent bien sur ce point : c’est le premier élément dont il faut s’occuper, voire même avant le choix du sujet événementiel. Le but est de s’assurer que la salle est bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c’est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé.

Le choix de la date

 Il faut faire très attention au calendrier et oublier les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi que le mercredi, jour des enfants. Il faut par ailleurs s’assurer, avant de poser une date, dans son environnement professionnel qu’aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie.


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